第一章 总则

　　第一条 为做好公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，依据《党政机关公文处理工作条例》和《中国科学院公文处理办法》，结合本单位实际情况，制定本办法。

　　第二条 我所公文是指研究所在履行职能、处理公务的工作中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家及中国科学院方针政策，公布研究所规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

　　第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　　第五条 研究所应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，由专人负责公文处理工作。

　　第六条 办公室是研究所公文处理的管理部门，对研究所各管理部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 行文规则

　　第七条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　　第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

　　第九条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

　　(一)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

　　(二)研究所向中国科学院请示和报告工作，应当以单位或单位党组名义行文。

　　(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　　(四)以研究所名义向上级机关请示事项，应在公文中提出倾向性意见或处理办法。

　　(五)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以研究所名义向上级机关负责人报送公文，不得以研究所负责人名义向上级机关报送公文。

　　第十条 向所属各部门行文，应当遵循以下规则：

　　(一)主送单位为所属各部门的，重要行文应当同时抄送南京分院或业务相关的上级机关。

　　(二)涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文;擅自行文的，应当责令其纠正或者撤销。

第三章 公文拟制

　　第十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　　第十二条 公文起草应当做到：

　　(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

　　(二)一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　(三)内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

　　(四)文种正确，格式规范。

　　(五)深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　　(六)公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

　　(七)研究所负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　　第十三条 公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

　　(一)行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　　(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

　　(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　(四)文种是否正确，格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　第十四条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

　　第十五条 公文应当经研究所负责人审批签发。重要公文和上行文由研究所主要负责人签发。党委公文应当经研究所党委书记签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的，视为同意。

第四章 公文办理

　　第十六条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

　　第十七条 收文办理主要程序是：

　　(一)签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

　　(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　　(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报研究所负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关部门。

　　第十八条 发文办理主要程序是：

　　(一)复核。已经研究所负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　　(二)登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。

　　(四)核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　第十九条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者机要人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

　　第二十条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及研究所档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。

　　研究所负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第五章 公文管理

　　第二十一条 研究所应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　　第二十二条 研究所公文由办公室文书管理员统一管理。研究所应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

　　第二十三条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，应当经发文机关批准。

　　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

　　经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第二十四条 密级公文原则上不得复制、拍照，不得自行扩大或缩小阅读范围，不得向无关人员泄露文件内容，不得通过互联网传递。

　　确有工作需要复制、汇编机密级、秘密级公文，应当经研究所负责人批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　　复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明研究所名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

　　第二十五条 涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　　第二十六条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　　第二十七条 工作人员离岗离职时，研究所应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第二十八条 严禁使用手机等智能设备扫描带有正式公章的公文，严禁在微博、微信、QQ、钉钉、论坛等互联网上发布有正式公章的公文信息。严禁在联网计算机、非专用存储设备上保存涉密文件、涉密邮件等。严禁在个人工作记事本中记录涉密信息。

第六章 附 则

　　第二十九条 研究所公文含电子公文。电子公文处理工作根据《中国科学院电子公文管理办法》执行。

　　第三十条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

　　第三十一条 本办法由中国科学院南京地理与湖泊研究所办公室负责解释。

　　第三十二条 本办法自印发之日起施行，《中国科学院南京地理与湖泊研究所公文处理规则》(宁地湖〔2012〕5号)同时废止。