第一章 总则

　　第一条 为进一步加强我所档案工作，全面保障归档率、完整率、准确率，使得我所档案工作日常化、规范化、可持续，为研究所发展提供优质高效的支撑与服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中国科学院档案工作标准》、《中国科学院公共事务管理标准》等有关规定，结合本所实际情况，制定本办法。

　　第二条 全所档案是指研究所在科研和管理活动中，形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等。全所档案实行集中统一管理，任何人不得占为己有或拒绝归档。

　　第三条 档案工作是研究所科研、生产和管理工作的重要组成部分，所领导要把档案工作列入发展计划，配备相应的档案管理人员，拨给必要的专项经费，为开展档案工作创造条件。研究室、课题组和机关各部门要把档案工作纳入自己的管理工作之中，加强领导，明确部门和岗位立档职责。

第二章 管理体制及其主要职责

　　第四条 档案工作分管所领导的职责：

　　(一)组织贯彻国家和中国科学院有关档案工作的政策和法规，把档案工作列入本单位的发展规划和年度计划，在经费、设施和人员配备等方面为发展档案工作创造条件。

　　(二)抓好档案机构队伍建设，保证档案队伍相对稳定，关心和支持档案人员的工作，为档案工作创造良好工作环境，正确认识和公正评价档案工作人员的工作成绩。

　　第五条 档案工作主管领导的职责：

　　(一)解决档案工作中遇到的困难，协调档案工作与各部门之间的关系。

　　(二)确保档案工作纳入到日常管理活动之中，作好指导监督工作，解决档案工作中存在的实际问题。

　　第六条 各部门负责人的职责：

　　(一)高度重视本部门的档案工作，遴选踏实细致、乐于奉献的在职员工负责本部门档案工作，提供包括但不限于时间、物质、人力等必要支持，为做好本部门档案工作创造条件。

　　(二)将档案预立卷及归档工作纳入本部门的工作职责，组织做好本部门档案材料的整理和归档工作，并监督实施。

　　第七条 综合档案室的职责：

　　(一)贯彻执行国家、中国科学院和本所有关档案工作的法规和政策，建立健全档案工作的各项规章制度，集中统一管理全所除人事档案以外的各类档案。

　　(二)监督、指导研究所各门类档案员做好档案的预立卷工作，接收符合归档要求的档案案卷。

　　(三)负责室藏档案的保管和利用，不断提高档案著录、编目、查询、检索、开发利用的水平。

　　(四)开展档案知识宣传工作，组织档案业务培训。

　　(五)顺应时代变迁、技术发展，推进档案信息化工作，维护数字档案室系统。

　　(六)严格遵守保密制度，保证档案安全，维护本所及在职员工的合法权益。

　　第八条 门类档案员的职责：

　　(一)研究所门类档案管理员包括：文书档案管理员、科研档案管理员、基建档案管理员、财务档案管理员、设备档案管理员、声像档案管理员等。各门类档案管理员由负责相应业务的在职职工担任。

　　(二)各门类档案管理员需根据国家档案局及中科院各门类档案管理办法，制定和健全研究所相关门类档案的管理制度，对负责主管的门类档案材料确定保管期限、建议密级及控制使用的范围和时效，并签署意见。

　　(三)定期指导、检查各门类兼职档案员材料收集情况，对兼职档案员移交的预立卷材料进行审核。符合归档要求的档案材料应定期移交综合档案室，并填写档案移交清单。

　　第九条 兼职档案员的职责：

　　(一)兼职档案员负责收集、整理本部门在日常工作中形成的有归档价值的文件材料，保证文件的齐全、完整，严防文件材料的流失。

　　(二)负责本部门档案的预立卷工作，在归档通知下达后，组织好本部门的立卷、归档工作。

　　(三)科研课题组兼职档案员应负责本课题组的预立卷工作，根据我所《科研档案管理办法》的归档范围，按科研阶段工作程序，对管理文件、技术材料进行收集、整理立卷。在课题验收、鉴定或结题后完成归档。

　　第十条 档案产生者的职责：

　　(一)根据“谁形成、谁收集、谁整理”的原则，作为档案的实际产生者，应随时收集、整理日常工作中产生的各项材料，包括但不限于文件、照片、音像、实物等。

　　(二)接受部门兼职档案员的业务指导，在部门兼职档案员协助下，按照相关档案的归档要求完成预立卷，并移交给部门兼职档案员。

　　(三)对归档后新形成的文件及时补充归档，例如，提交归档后课题成果申报奖励、推广应用等形成的新文件，并提出调整有关案卷保管期限及密级的建议或申请。

第三章 档案的保管和利用

　　第十一条 综合档案室对接收的档案预立卷材料要按有关规定分类、登记、编目、上架和保管。

　　第十二条 综合档案室要建立科学的检索工具，逐步采用现代化管理技术为查阅档案创造方便、有效的条件，并做好利用效果和档案基本情况的登记及统计工作。

　　第十三条 本所人员查阅档案可按《档案借阅管理规定》到档案室查阅;外单位查阅必须持正式介绍信，按规定办理审批手续。

　　第十四条 销毁过期档案，须组织研究所档案鉴定小组按有关规定进行鉴定，销毁清单经有关业务部门负责人签字，主管所领导批准，指定专人监销。

第四章 档案的安全和保密

　　第十五条 档案工作人员，要自觉遵守保密守则和有关制度，做到不该看的不看，不该说的不说。

　　第十六条 档案库房由专人管理，严格档案借阅审批手续，坚持登记，验收，注销制度。

　　第十七条 档案人员离开办公室，要将密级档案资料锁好，离开库房要将库房门、柜锁好，钥匙要妥善保管。

　　第十八条 按时清点档案资料，节假日、公出、工作调动、退休、退养、辞职前必须清理交接好本人所管档案资料，任何人不能将档案资料占为己有。

　　第十九条 严格执行档案入库、鉴定、销毁及复印的有关规定。

第五章 档案的考核与奖罚

　　第二十条 职工有下列表现之一的，给予表彰和奖励：

　　(一)危急情况下，保护研究所档案安全有功的人员;

　　(二)长期从事档案工作的专兼职人员，忠于职守，对档案工作作出重要贡献，事迹突出的。

　　第二十一条 对按期完成归档工作、归档材料符合归档要求的兼职档案员予以表扬并根据表现给予一定奖励。对未按期归档、限期整改未完成的部门、课题组和个人，原则上不得参与所级各类奖项评选。

　　第二十二条 档案利用过程中，造成档案破损、丢失，或违规利用档案等情况，情节轻微的，给予批评教育;情节严重，造成重大损失或隐患的，给予通报批评;涉嫌档案犯罪的，移交司法机关依法处理。

第六章 附 则

　　第二十三条 本管理制度涉及的文书档案、科研档案、基建档案、设备档案、名人档案、会计档案、声像及实物档案等的具体实施，按相应的管理办法执行。

　　第二十四条 本制度由综合档案室负责解释。本办法自印发之日起施行，《中国科学院南京地理与湖泊研究所档案管理制度》(宁地湖〔2017〕21号)同时废止。