研究所经济活动内部控制规范
中国科学院南京地理与湖泊研究所
经济活动内部控制规范
第一章 总则
第一条 为了推动我所建立健全内部控制制度，提高风险防范能力和经济活动管理水平，依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）、《中国科学院所属单位经济活动内部控制规范》（科发计字〔2013〕206号）、《<中国科学院所属单位经济活动内部控制规范>》的补充通知》（科发条财函字〔2021〕330号）等文规定，结合我所实际，制定本规范。经济活动内部控制规范
第一章 总则
第二条 经济活动内部控制（以下简称“内部控制”）是指由研究所制定并由我所全体职工共同实施的、旨在保证经济活动合法合规、财务信息真实准确、国有资产安全完整，提高经济活动效率效果的一系列控制活动。
第三条 所长对内部控制的建立健全和有效实施负责；所领导班子成员根据职责分工和授权，负责组织主管工作领域内部控制的建立健全与有效运行。
第四条 研究所完善法人治理结构，严格遵守不相容岗位相分离、制约和监督的原则，合理设置部门和岗位，明确权责分工，细化控制流程，建立责任追究机制。
结合实际情况，将逐步建立关键岗位轮岗制度并有效实施，关键岗位的设置、人员配备符合国家和院有关要求。对涉及技术保密等重要或关键岗位，实行离岗限制，明确离岗后保密等责任。
强化岗位技能培训和诚实守信、勤勉尽责职业操守教育，提高职业道德素养和专业胜任能力；完善激励约束和责任追究机制，落实考核奖惩制度，促进内部控制的有效执行。
第五条 研究所遵循重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则，建立和实施内部控制。研究所对内部控制制度的健全性、合理性和有效性进行定期评估和持续改进，并充分发挥财务、审计和纪检、监察的作用，建立有效的信息反馈机制。
第二章 预算控制
第六条 本章所称“预算”指研究所年度总预算（即上报财政部部门预算）和所管行政事业经费内部预算；基建项目和科研项目经费预算控制执行本规范第四章和第五章规定。第七条 预算管理责任
一、所务会负责以下预算方案的审批：
（一）研究所年度总预算方案；
（二）所管经费预算方案；
（ 三）重要项目预算；
（四）预算调整。
二、预算管理工作由财务处牵头，并具体负责预算一体化系统中预算汇总编报、综合平衡。同时负责对全所预算执行监督、控制、分析等日常工作。
三、科技、人事、资产等其他各部门除负责本部门运行经费预算外，还须负责预算一体化系统中其职责范围内的预算编制。同时负责落实其职责范围内预算的执行计划，并协助做好全所预算管理工作。
四、所管行政事业经费内部预算交付职代会审议。
第八条 预算编制流程控制
一、预算领导小组根据所发展战略和工作计划，综合考虑宏观政策变动、对外竞争能力、内部环境变化等因素，统筹规划经济资源配置，制定预算编制政策，明确预算编制具体内容与要求。
二、各职能和支撑等预算执行部门根据预算编制要求，结合部门工作目标与计划，编制预算和执行计划（包含单位内部预算和部门预算），报主管所领导审核后内部预算送交财务处，部门预算在一体化预算系统中填报。
三、财务处通过与执行部门进行沟通，复核上报预算，汇总编制单位财务预算草案，提交预算领导小组审议。
四、预算领导小组审议单位财务预算草案，提出预算调整意见。
五、财务处与有关预算执行部门根据预算领导小组的调整意见，修订、调整预算。
六、预算领导小组对已修订调整的预算再次进行审核，确定年度预算方案。财务处在一体化系统中提交部门“一上”汇总预算方案。
七、根据财政“一下”预算安排要求，经预算领导小组审议后，财务处联合各部门在一体化系统中再次修订“二上”预算方案并在一体化系统中汇总提交申报。
八、所管行政事业经费内部预算由所务会议初步确定并交付职代会审议通过后执行。单位部门预算经国家和中国科学院批准并在一体化系统中下达指标后执行。
第九条 所有收支必须全部纳入研究所总预算，统一核算和管理；历年结余资金应该根据事业发展纳入年度预算安排。
第十条 财务处根据预算执行情况，分析预算执行差异，研究、解决预算执行中存在的问题，提出改进措施。
第十一条 收入预算执行控制
一、收入计划控制。落实部门收入责任，明确收入时间与进度。
（一）科研管理部门负责科研项目收入、技术转让收入；
（二）分析测试中心及台站负责技术服务收入；
（三）图书情报部门负责出版期刊版面费及其他服务收入；
（四）资产管理部门负责资产出租收入和固定资产处置残值收入；
（五）财务处负责银行存款利息收入和投资收益。
二、收入合同控制。除财政稳定支持的事业经费拨款收入外，其他科研课题收入、技术转让及服务性收入、经营收入等，须签订合同，确保收入应收尽收。
三、收费标准控制。测试费、资产出租等应明确收费标准和范围。
四、应收款管理与催收。财务处根据往来款台账，定期对账、催报。
（一）往来款账应落实到部门和业务经办人，由其负责往来款的管理和款项催收。
（二）离职、退休人员、毕业研究生在结清往来款账后，方可办理离所手续。
五、收入审核与确认。业务部门应定期核对各项收入，确保合同收入及时到账；财务处对收到的款项应及时确认，确保实际收款与发票、合同一致，防止收入流失。
六、所有收入均由财务处统一核算，严禁设立账外账和“小金库”。未经批准，其它部门不得办理收款业务，应定期至财务处办理交款手续。
第十二条 支出预算执行控制
一、部门应根据审批权限暂行规定，确定审批权限和支出业务流程，经办、验收、审批等相关人员应对业务的真实性、合法性负责。
二、重大重要事项、大额支出（包括预算内及超预算支出）须事前申请并细化预算，由所领导集体决策同意或所务会审议同意后方可实施。加强会议费、劳务费、差旅费、外协经费、设备采购、材料采购和国际合作交流费等关键支出业务控制。
三、已经列入年度预算的大型会议及购置事项，在具体执行时提交执行预算，进一步明确细化预算项目，按照决策权限进行审批后执行。
四、加强“三公”经费的控制，严格执行经费预算和开支标准，建立招待费和出国费登记备案制度，完善控制措施。
五、劳务费发放应符合劳务费发放标准和劳务费预算。劳务费应由人事薪酬管理部门和科技处按照相关业务性质进行专业审核，业务真实性由经办部门和相关人员负责。
第十三条 预算下达后不得随意调整；确需调整的，按照以下程序办理：
一、预算执行部门根据预算执行情况及其存在的问题，提出预算调整申请。
二、财务处根据研究所资金状况，联合相关处室提出对预算调整申请初步审核意见。
三、所预算小组对预算调整申请和初审意见进行审核，决定预算调整方案；
四、所务会审议通过的预算调整方案，须报上级中国科学院审批的，按审批意见执行；不用上报的，可直接执行。
第十四条 逐步建立健全预算管理的激励约束机制，完善预算考核监督办法。所预算小组定期组织预算执行考评，并根据考核结果，落实奖惩措施。
第三章 合同控制
第十五条 本规范所称合同仅指我所在职职工为项目负责人，以研究所名义与相关自然人、法人及其他组织为了设立、变更、终止民事权利义务关系而签订的科研合同。经济业务执行期较长、金额较大、关系比较复杂的事项应签订合同。第十六条 合同管理责任
一、科技处、行政资产处等部门对各自负责的合同实施规范化管理，各部门应对负责的合同进行内容完整性审核、合同各要素审核、合同执行监督和合同纠纷处理，负责就重要合同咨询法律顾问的意见。
二、合同承办人员负责合同洽谈，拟定合同草案，根据授权签订合同，以及负责合同的履行。
三、财务处参与重要合同经济性条款的审核和执行监督。
四、资产管理人员负责按合同组织、协调资产验收与交付。
五、合同承办人员应及时将合同及相关材料进行整理，档案管理人员协助承办人员对材料进行归档。
第十七条逐步建立合同授权管理制度。重要合同由法定代表人亲自签署，一般合同可授权其他主管领导、部门负责人或者其他人员代为签署。合同授权明确授权对象、授权范围和期间。受托人对签署的合同负直接责任，对受托责任的履行情况向委托人报告，并接受监督。
第十八条签订政府采购合同按照财政部有关规定执行，签订其他合同一般应遵循以下程序。
一、细化合同标的，明确合同数量、质量、技术标准。
二、询价与意向谈判。询价与谈判人员一般不少于三人，与合作单位存在利害关系的应向单位声明，未经批准的必须回避。重大合同谈判应当成立谈判小组，风险性较大的合同谈判应至少一名法律专家参与，谈判过程中的重要事项应当予以记录并归档。
三、草拟合同。合同承办人员负责合同的起草，国家或行业规范合同文本无法完全表达意见时，双方应通过补充合同加以约定。
四、合同的审核。合同承办人员将合同报送归口管理部门进行审核，必要时应委托法律顾问进行咨询。合同修改意见较多且需要多部门协同商定时，应提请归口管理部门、财务处、监督审计办公室等有关部门进行会审。
五、合同审批。根据研究所的决策权限，法定代表人或其授权委托人在各自的范围内审批，不得越权审批。其中外协科研合同应按照《中国科学院南京地理与湖泊研究所科研合同管理办法》的规定执行，金额5万元（不含）以下的由科技处审批；5万元至20万元（不含）的需在研究所内网公示不少于5个工作日，公示结束且无异议后由分管所领导审批；20万元至50万元（不含）的需经评审专家小组评议后由分管所领导审批；50万元以上的需经过公开招投标确定受托方。关联业务外协科研合同依据《中国科学院南京地理与湖泊研究所经济活动关联业务管理办法（试行）》的相关规定执行。
对于受托人参与谈判的合同，要提交委托人或者其上级管理人员审批。属于所务会决策范围的，应以所务会记录为审批依据。
六、合同签章。各相关责任人按照合同签批权限签署合同，印章管理部门以签批意见为依据加盖印章，并对签章情况进行登记。
第十九条 合同、补充合同及其附件、与合同相关的公文信函、合同方身份资质资料、合同审批资料等，应该统一编号归档。
第二十条重要合同应由合同双方当事人当面签署。
第二十一条 合同承办人员要及时推进合同内容的履行，遇到执行困难或其他特殊情况应及时向归口管理部门报告，归口管理部门应建立合同台账,了解合同的执行情况。
第二十二条 合同变更或解除应经双方协商一致，不能达成一致意见时，应申请仲裁或法院裁决。合同变更与解除的审核程序与合同订立审核程序相同。
第二十三条 合同执行过程中出现违约和纠纷时，合同承办人员应该及时与归口管理部门协商处理办法，必要时应该咨询律师的意见。
第二十四条合同承办人员对合同内容的实现情况应进行验收，必要时应该组织相关管理部门和专家对合同进行验收，验收意见作为财务结算依据。
第二十五条合同归口管理部门应对合同执行情况进行监督检查，发现问题应及时督促承办人员更正，并采取合法有效措施予以纠正。因承办人员过错造成损失的,应追究相关当事人的责任。
第四章 工程项目控制
第二十六条 为进一步加强我所基本建设项目（以下简称“基建项目”）管理，规范项目审批程序，严格控制与监督项目工程质量，合理使用项目经费，特制定相关控制流程。基建项目包括新建、改扩建和修缮等正式立项工程。日常维修及小范围改造出新等项目参照执行。第二十七条 工程项目管理责任
一、依照有关规定，成立基本建设项目工作领导小组（以下简称“基建领导小组”）。相关职责依据发文履行。
二、基建领导小组下设基本建设工作小组，由基建分管领导、基建管理、使用部门等相关人员组成。基本建设工作小组代表本所负责项目的日常管理。野外台站基建项目须由相关台站指定专人监督施工现场。基本建设工作小组负责对项目实施过程中的立项、报批、招投标、施工管理、变更签证、竣工验收等环节进行管理。
三、监督审计办公室负责对本单位基建相关人员进行监督。
四、财务部门负责资金使用控制，依据工程进度编制用款计划，负责工程项目成本核算与财务决算。
五、工程项目使用部门负责提出工程项目的使用需求，协助工程项目设计工作，参与工程项目监督与验收。
六、档案管理部门负责指导基建管理部门及时将工程项目的各类资料分类、立卷归档，并保管档案。
第二十八条 工程项目立项程序控制
一、基建管理部门根据研究所基础设施状况和科研工作需求，按需编制研究所基本建设规划。
二、基建管理部门按照国家法规和中国科学院规定，组织编制“项目建议书”、“可行性研报告”、“初步设计与概算”等，并按规定履行公文审批程序后上报中国科学院。
第二十九条 工程项目投资计划与预算控制
一、基建管理部门应该按照批复的投资预算或概算实施项目。
二、下达的投资计划和预算必须严格执行；计划和预算无法执行时，应报基建领导小组讨论后及时向上级部门申请调整。
第三十条 工程项目招标程序控制。
一、严格依照有关规定实施招投标，不得应招不招、违规招标、违规分包、拆分规避招标等。
二、项目的招投标一般应委托有资质的招标代理机构实施，并在规定的媒体上发布相应公告。
三、达到以下规模限额的建设项目必须公开招标：
（一）施工单项合同估算价400万元以上的建设工程。
（二）前期咨询、勘察、设计、监理、造价咨询及招标代理等工程相关服务的采购，单项合同估算价在100万元以上的。
（三）重要设备和材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元以上的。
四、限额以下的项目可采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源方式等方式采购。采购过程依据研究所基本建设管理相关制度执行。按规定确定中标单位后，办理合同签批盖章手续。
五、采购相关流程参照招投标和政府采购相关法规执行。自行组织的限额以下的项目招标过程应全程录像并保存5年。
六、有以下几种情形的，经分管领导同意后，可采用直接委托的方式，并履行相应的合同签批盖章手续。
（一）合同估算价在20万元以下的小额工程项目；
（二）合同估算价在20万元以下的小额服务、货物项目；
（三）有危及安全的情况，需要紧急除险的；
（四）其他特殊情况的。
第三十一条 工程项目变更程序控制。应使用部门要求，或依据现场实际情况需要进行工程变更或签证的，由施工单位填报，经监理审核后上报。项目具体负责人签字后，报分管领导签批盖章。
合同变更金额在5%以内的，可与项目同步完成结算、审核。
合同变更金额在5%至10%范围的，应报基建领导小组讨论后调整。
合同变更金额超出10%范围的，应重新办理立项及审批手续。
第三十二条 工程价款支付程序控制
一、工程施工中要加强工程投资控制，按工程合同约定付款。
二、施工合同签订后，按合同约定内容，履行报销手续后支付工程预付款及进度款。
三、工程竣工后，须委托有资质的单位对工程结算进行审核，审核结果报分管领导审批盖章。依据审核结果支付工程余款。
第三十三条 项目竣工管理控制
一、项目完工后，施工单位、监理等相关单位进行自检和初验。完成之后，施工单位提出竣工验收申请，由基本建设工作小组组织验收。验收组成员包括施工、设计、监理、建设等参建方，以及基本建设工作小组相关成员。验收现场提出整改意见，并督促及时进行整改。验收合格后，由参加验收人员在工程竣工验收报告上签署验收意见，报分管领导审批盖章。
二、在工程竣工验收后30天内，施工单位提供工程结算报告书及竣工资料。工程结算经审计单位审核后，送交财务处进行工程财务决算审计。
三、基建项目质量保修期从维修工程竣工验收合格之日算起，保修期限按国家有关规定执行。工程质量保修期满，经查验无质量问题后，支付施工单位保修金。
四、工程项目的档案归档。对工程项目档案进行清理，移交档案管理部门。
第五章 科研项目控制
第三十四条 科研项目管理责任一、所长及科研主管所领导对科研项目管理负领导责任。
二、所学术委员会负责对重要科研项目的设置、重大变更等事项进行审核把关。
三、科研项目归口管理部门负责组织协调项目申请、执行、结题验收等全过程的监督管理。
四、研究室负责对本室的科研项目进行统筹协调，进行技术支持与业务把关。
五、课题组负责科研项目的策划、实施、验收等全过程的工作。
六、财务处参与制订单位内部科研项目经费管理政策，配合科研项目负责人编制预算、决算，监督科研项目资金使用及预算执行。
七、资产、审计、档案、安全保密等部门和人员依据职责对项目进行相关管理。
第三十五条 科研项目立项控制
纵向项目申报的审批流程为：申报人根据各类项目的申报指南提交申报意向，项目归口管理部门进行申报资格的审核、协调，报分管所领导审批；“白名单”项目经由学术委员会审议后再行审批。
横向项目申报的审批流程为：
一、项目洽谈：申报人与委托方进行沟通洽谈，明确项目需求、目标、任务、经费及时间要求等内容。
二、审批与签订：申报人负责横向合同的洽谈与拟定，并对合同条款的真实性和合法性负主体责任。研究所负责对合同内容完整性进行审查。所有合同须按审批权限逐级审批后方可签订。审批流程如下：
（一）项目负责人将经双方商定的合同书交至主管部门审查；
（二）项目负责人根据主管部门审查意见对合同进行修改，审查合格履行签章流程；
（三）对于重大横向项目和风险性较大的横向项目，由主管部门征求法律专家、技术专家意见或召开专家研讨会，对合同的法律条款和技术条款进行研究、分析和论证，论证后报主管所领导审批后签订。
第三十六条 科研项目经费预算控制
一、项目负责人按照相关管理规定，编制与执行项目经费预算，并对预算的真实性、合理性和相关性负责。
二、项目归口管理部门、财务处负责审核项目经费预算，监督预算执行。
三、科研项目经费支出应以批复的预算为依据，特别是对外协作、设备购置、劳务、出国等费用，一般不得无预算和超预算开支。预算确需调整的，项目负责人应当及时按规定程序办理预算调整报批手续。
四、科技处应对加强对外协科研合同的承担单位资质与能力的审查，存在利益关系的，当事人要向单位声明并主动回避。外协科研合同承办人员应及时对外协业务进行验收，确有需要的，由科技处组织成立专家组进行验收。项目负责人应在验收结束后及时向科技处递交结题证明、总结报告、验收材料等归档材料，验收合格后方可进行外协科研合同结余经费的结算。
第三十七条 科研项目子课题经费控制
一、拨付子课题经费应以经批准的项目任务书为依据，并明确细化子课题经费预算内容。
二、归口管理部门会同财务处对子课题经费预算执行情况进行监督检查。
第三十八条 科研项目结题流程控制
一、归口管理部门按照项目结题时间提前通知项目负责人和财务处进行项目结题准备。
二、项目无法按照计划结题时，项目负责人应按规定向主管部门申请延期结题。
三、项目负责人应协助财务处编制项目财务决算，配合对拟结题的项目开展财务审计、验收工作，发现问题必须按规定及时整改落实完成。
四、项目验收通过后，项目负责人应及时对结题材料进行归档。已结题项目除认定的后续支出外一般不得开支其他内容，财务处应及时办理结账手续。
第三十九条 科研项目转移流程控制
科研项目转移到其它单位应执行以下流程：
一、项目负责人转移项目应首先征得项目主管部门或委托单位同意，然后向归口管理部门提出申请，并提出人员、资产和经费等项目遗留问题的处理办法。
二、归口管理部门组织对拟转移项目研究进展情况和经费收支情况进行全面的清理，科技处、资产处、人事处、研究生部等管理部门对项目依托人员、研究生安置、剩余经费、往来款项处理、设备处置以及知识产权归属等问题进行核查。
三、科研项目转移经批准后签订转移协议。
四、财务处根据转移协议和审批意见办理经费划转。
第四十条 科研项目因故终止，应以项目主管部门通知或委托单位协议为依据，归口管理部门和财务处应组织进行项目清理和财务清算，并提出处理意见，科研项目终止经批准后办理终止手续。
第六章 采购控制
第四十一条 本章所称采购是指以合同方式有偿取得货物的行为，不含工程建设、服务采购管理。第四十二条 采购管理责任
一、资产分管领导对单位采购工作负领导责任。
二、使用部门负责编制采购计划、预算，参与货物采购、验收、设备安装调试以及日常管理工作。
三、科研部门负责组织科研仪器设备采购计划、预算的审核。
四、资产管理部门负责审核汇总各部门的物资采购申请计划，编制本单位年度采购总预算，负责组织重要物资的统一采购、验收、出入库等日常管理。
五、财务部门协助资产部门和使用部门编制单位采购年度预算，负责采购事项的会计核算与财务监督。
第四十三条 采购计划与预算控制
一、采购计划要以单位发展战略和科研管理需要为依据。由各使用部门提出相关采购需求计划，经资产管理部门初审同意后，报所务会审批。
二、采购预算纳入单位整体预算范围，由各部门根据审定的采购计划，制定年度采购预算，由财务部门对采购预算资金实行统筹规划和执行控制。采购活动应严格执行预算，超预算或预算外的，未经批准不得采购。
第四十四条 采购执行流程控制
一、请购。使用部门提出采购申请。
二、审核。采购货物申请报资产管理部门进行审核，对金额较大和技术性较强的采购业务，应组织专家进行论证。
三、审批。主管领导或者部门负责人根据授权批准的权限进行审批。
四、询价与概算。采购、使用等部门要对拟购物品进行比质比价，了解供应商的信誉、供货能力等情况，确定合同概算。
五、招标。达到规定限额标准的项目，应按规定进行招标。
六、签订合同。根据询价、招标结果，确定供应商并签署采购合同。
七、验收。资产管理部门组织验收时必须查验货物，与采购合同不符的不得签字验收，并及时通知采购部门进行处理。
八、付款与报销。采购部门负责办理借款和报销手续，财务部门对采购合同、发票、结算凭据、验收资料等相关凭证进行审核后付款。
第四十五条 采购方式控制。单位可以按照不同物资的价值和重要程度，确定合适的采购方式。
一、贵重金属或稀有金属材料采购以及采购批量较大、批次较多、涉及多部门需求的物资，一般应该由资产管理部门进行统一采购。不能统一采购的，应指定专人进行采购。
二、购置大型仪器设备等需通过所技术委员会或修购小组，对拟购置设备情况进行考察和技术论证，并提出购置方案和综合配套方案。进口设备和政府采购设备按有关规定办理。
第四十六条 预付款和定金必须有合同依据。逾期未报销的应查明原因，及时处理。大笔采购一般应预留质量保证金的，质量保证金必须在期满验收合格后支付。
第四十七条 采购物资的收、发应该手续齐全，并建立台账反映物质保管和使用情况。贵重金属或稀有金属材料应专库管理，精确计量。
第七章 固定资产控制
第四十八条 固定资产管理责任一、资产分管领导对单位固定资产管理负领导责任。
二、资产管理部门负责组织编制固定资产购置计划、预算、验收、入库领用、调拨处置、资产清理盘查等管理工作。
三、财务部门负责资产核算，并定期与资产管理部门对账，审核固定资产计划与预算。
四、使用部门负责按固定资产使用手册和操作规程进行日常的使用、维护管理。
第四十九条 固定资产的验收入库、领用保管
一、验收入库。单位取得的固定资产，必须由资产管理部门、使用部门及相关技术部门，按照固定资产清单和有关合同进行验收。捐赠资产验收以捐赠协议为依据，划拨资产以主管部门通知为依据。验收不合格的按相关约定处理，待具备条件后再组织验收。验收合格的应及时办理入库手续。
二、领用保管。领用部门应明确资产使用和保管责任人，使用和保管责任人必须在固定资产领用单和固定资产卡片上签字确认并妥善保管。贵重或危险的固定资产，以及有保密等特殊要求的固定资产，应当指定专人保管、专人使用。
第五十条 固定资产维护与维修控制
一、固定资产责任人应按固定资产使用手册进行操作，并负责日常维护保养。需要维修的应向资产管理部门申报。
二、资产管理部门应对维修申请进行审核，提出维修、更新等处理意见，报主管领导批准后执行。
三、重要设备应该委托专业管理单位提供日常维修保养和技术支持。
第五十一条 固定资产出租、出借应当进行必要的可行性论证，并提出申请，按有关规定报批、报备。出租、出借的资产实行专项管理，取得的收入应当纳入预算，统一核算和管理。对外提供服务的大型仪器设备等资产，须制定专门管理办法，保障设备安全和有效使用。
第五十二条 资产管理部门每年组织对固定资产进行全面清查盘点，发现盘盈盘亏的应查明原因，按审批权限上报批准后，及时调整固定资产账目。
第五十三条 固定资产处置包括报损、报废、报失、转让、调拨和捐赠等，应执行以下程序：
一、处置申请。使用部门根据资产使用状况和使用需求提出处置申请，报资产管理部门。
二、原因鉴别。资产管理部门对申请进行核实，组织有关专家进行技术鉴定并出具鉴定意见。车辆等有特殊管理要求的资产，以相关专门机构意见为依据。
三、资产评估。资产转让、置换、投资等须按规定委托资产评估机构进行评估，资产评估结果按有关规定报批、报备。
四、审批。处置资产应按照审批权限报单位主管领导或所务会审批。并按照规定报主管部门或国家有关部门报批或报备。
五、处置。资产处置应当遵循公开、公正、公平的原则，数量较多或价值较高的，应通过拍卖等市场竞价方式公开处置。资产处置收入按规定上缴国库，实行“收支两条线”管理。
六、责任追究。因个人原因造成资产损失的，应追究个人的责任。
第五十四条 闲置不用的资产应及时办理退库手续，退库资产应指定专人管理。责任人员、管理部门等发生变动时应首先办理变更登记手续，未经批准不得自行变更。
第五十五条 对需要办理产权登记手续的房屋等固定资产，有关管理部门应及时办理有关手续。
第五十六条 对野外台站的固定资产、施工工地直接购买使用的固定资产的验收和管理问题，各单位要通过照片、视频、委托他人验收和定期清盘等方式，加强对资产真实性的监督。
第八章 对外投资控制
第五十七条 对外投资管理责任体系：一、所务会负责对外投资决策的审批。
二、行政资产处负责组织对外投资可行性研究，投资协议洽谈和协议执行，投资日常管理。
三、财务处参与对外投资协议的审核，负责对外投资和投资收益的财务管理与全面及时准确地进行核算。
四、行政资产处、科技处负责按投资协议转移固定资产和成果专利等无形资产。
第五十八条 对外投资的立项控制
一、行政资产处组织有关人员或者委托咨询机构对投资项目进行可行性研究, 并提出对外投资建议。
二、行政资产处应当组织人员进行投资可行性评估，评估报告须由所有评估人员签字认可。评估人员应执行回避制度。
三、对外投资方案及拟投入科技成果的奖励方案，提交所务会审核，并按规定报主管部门审批。
四、行政资产处根据所务会的决定，签订投资意向协议，并向主管部门办理对外投资审批手续。
五、经批准后，行政资产处应该按照规定对拟投入的非现金资产进行价值评估，评估结果按照规定报批、报备。
第五十九条 对外投资执行控制
行政资产处负责按照批准的投资方案组织实施，实施过程中需要变更方案时必须按照程序进行审批。
一、与相关单位签订正式投资协议，明确双方出资时间、金额、出资方式与违约责任，商定公司管理架构等重大问题。
二、参与起草与修改公司章程。
三、监督合作伙伴按照协议投入资产，被投资单位按照规定进行验资、注册或工商变更。
四、行政资产处按照规定办理国有资产产权登记，财务处按照投资协议和验资结果入账核算。
五、实施过程中所形成的投资协议、公司章程、验资报告、工商注册等文书资料归档保管。
第六十条 股权日常管理控制
一、所内根据公司章程和投资协议，向被投资单位派出代表，代表单位参加董事会、监事会等管理和监督机构，履行决策管理权限。所内建立代表人工作报告制度、业绩考评与轮岗制度，以及重大事项决策前请示与授权制度，明确派出代表的表决权限。
二、行政资产处对投资项目进行跟踪管理，及时掌握被投资单位的财务报告与审计报告，了解投资单位的财务状况和经营成果，定期形成对外投资项目分析报告。
三、派出代表人应认真履行职责，积极主张投资权利，各种会议重要决议事项应及时向所务会报告。及时收取投资收益并纳入单位财务核算。
四、所内定期与被投资单位核对投资，对相关权益证书指定专人保管，并定期检查。严禁未经授权的人员接触权益证书。
第六十一条 对外投资处置控制
一、转让股份须向主管部门提出申请，经批准后委托具有资质的评估机构进行资产评估，确定转让参考价格，并按照规定在产权交易市场进行交易。资产评估结果按照规定报主管部门备案。
二、被投资公司终止经营进行清算的，所内制定应对措施，参与清算工作。清算后收回的投资，所内由专人负责跟踪处理。
三、核销对外投资，所内必须取得被投资单位破产或者其他相关法律证明文件与文书，按照审批权限分别报所务会批准。
四、财务处应根据对外投资处置批准文件、资产回收清单、工商注销证明等相关原始资料，及时进行会计处理。收回的资产应纳入单位统一管理与核算。
第九章 货币资金和票据控制
第六十二条 货币资金管理责任一、财务处长负责建立健全货币资金管理制度，负责制度实施的综合协调与落实情况的检查监督。
二、财务审核人员负责对已经审批同意的收支原始凭证进行审核。
三、出纳人员负责按照财务审核意见核查银行账户是否收到资金，开具票据。负责保管工会账户库存现金、有价证券等。出纳不得负责银行对账。
四、业务审批人员负责审批授权范围内的业务事项以及资金支付和报销申请。
五、业务经办人员负责办理货币资金申领和报销手续，保管和使用领取的现金和银行票据。
第六十三条 货币资金收入流程控制
一、业务经办。业务经办人员收集合同、收款凭据等证明收款权利的资料。
二、业务部门复核。业务部门对有关原始资料进行复核，明确收款标准与内容。
三、财务审核。财务审核人员对业务部门提交的资料进行审核，确保应收尽收和进行合理的账务处理。
四、出纳收款。出纳根据审核意见核查银行是否收取款项。
第六十四条货币资金支出流程控制
一、支付申请。经办人借款和报销必须以合理的事由和合法真实的原始凭据为依据，大额资金支付必须附合同、协议或会议决议。
二、支付审批。业务审批人对支付请求的真实性、合法性和合理性进行审核并签署意见。
三、财务审核。财务审核人员对有关合同协议及原始单据的合规、合法性以及费用支出的合理性进行审核。
四、办理支付。出纳以已审凭证为依据通过网银系统或一体化系统进行支付转账。
第六十五条 现金管理
一、出纳以外人员未经授权不得办理现金收付。
二、研究所收取的现金收入应及时缴存银行（除工会账户以外均以银行转账形式入账），不得坐支，不得白条抵库。
三、要严格按照规定范围使用现金，要严格执行公务卡结算的有关规定。
四、出纳保管的现金应做到日清日结。单位保险柜不得存放个人现金等财物。
五、财务处长或者其他指定人员应不定期地对库存现金进行监盘,每月至少检查监盘一次。发现现金盘盈盘亏的，要查明原因报批后及时处理。
六、单位应该加强对出纳存、取款路途的安全保护工作。出纳存、取款途中不得办理其它非银行业务事项。
第六十六条 银行存款的管理
一、研究所开立、变更、撤销账户时，必须由财务处提出申请，报主管领导批准后向上级主管部门、财政部门办理申请、报批及备案手续。
二、财务处应当严格遵守银行结算纪律，银行预留印鉴必须分人管理，支票领取人应该签字确认。一般不得签发收款单位和金额未定的转账支票。
三、货币资金收支要及时进行账务处理并定期进行银行对账。银行存款对账单或调节表必须由相关人员签字确认。
四、网银形式办理货币资金支付业务，应严格按照要求落实岗位责任，防范支付风险。
第六十七条 票据管理
一、财务处应建立票据管理台账，对票据购买、保管、领用、注销等工作实行职责分离。票据应由专人保管，出纳不得保管未使用或已使用完毕的收据和发票。
二、签发、转让和收取的票据应符合相关票据管理规定，票据应及时入账进行会计核算。对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管。
三、单位应加强对各类票据的审核，应通过电话查询或网络查询等方式加以查验，不得开据和报销假发票。大额发票应附明细单。
四、对于作废的票据，应当按规定予以保存。对超过法定保管期限可以销毁的票据，按照规定程序进行销毁。
五、发现票据遗失以及款项支付错误等各种差错时，应及时通知相关领导和部门，并采取补救措施以避免损失。如形成损失的按照有关管理制度追究相应的责任。
六、财务、所监督审计办公室要对票据的申领、使用、缴销情况进行定期清查，加强对票据管理过程的监督。
第十章 财务报告控制
第六十八条 财务报告是指以研究所名义向有关部门报送的各种报表以及向研究所内部公开的各种财务信息，包括财务预算报告、决算报告、课题经费财务报告、政务公开的财务信息以及各种财务统计报告等。第六十九条 所长以及分管领导负责加强对财务报告工作的组织领导。财务处负责组织协调人事、科技等相关部门，共同做好财务信息资料的收集、整理及报告的起草等工作。其他部门按照统一部署完成职能范围内的工作并协助做好相关报告准备工作。
第七十条 财务报告流程控制
一、报告准备。财务处组织相关部门对财务收支、债权债务、实物资产等财务报告相关事项进行全面清查，发现差异的提出清查差异处理意见，报分管领导批准，重大差异报所长或所务会批准。
二、报告编制。财务处组织相关部门按照要求编制财务报表，并撰写报表分析报告。
三、报告审核。财务处长在财务报告报送前应对报告的真实性、准确性、完整性进行审核。
四、报告审计。报送前需要审计的，应委托会计师事务所按规定进行审计，并根据审计意见对报告进行调整。
五、报告审批。编制完毕的报告应先后报财务处长和所长审批并签章，综合办公室根据领导签批意见盖章。
六、报告报送。相关部门负责按照要求对外报送，并对报告披露的信息负责。
七、报告存档。财务报告由财务处按《中国科学院文书档案建档规范》存档保管。
第七十一条 所内应逐步建立财务报告管理制度，明确财务报告特别是信息公开的范围和责任，规范财务报告行为。
第七十二条 财务报告应该口径一致，来源一致，不得随意调整。已经对外报送的财务报告，除根据主管部门审核意见进行修改外，原则上不得自行修改。如发现错误确需修改，必须由对外报告责任人详细说明修改理由，报审批后才能更改。
第七十三条 财务报告应按要求对所内重要的科研管理情况、重要投资项目经营情况、重大的经济纠纷和诉讼事项以及存在的各种风险和问题进行必要的说明。发生贪污、挪用公款等刑事案件以及其它重大经济诉讼案件和重大财产损失的，必须按规定及时向主管部门报告。
第十一章 内部控制监督与评估
第七十四条 内部控制监督与评估是指对内部控制建设和执行情况所进行的监督，以及对内部控制制度完整性、符合性和有效性的自我评估或委托社会中介机构所进行的评估。第七十五条 所长或指定分管领导负责领导与协调内部控制监督与评估工作。监督审计办公室负责内部控制日常监督，负责组织对内部控制系统完整性、符合性和有效性进行评估。
第七十六条 内部控制监督检查人员有权参与、列席、组织有关会议，查证有关合同协议、档案等，听取有关部门和人员的报告。
第七十七条 所内应逐步完善内部控制评估办法，定期进行内部控制评估。评估重点包括内部控制制度合规性、合法性、完整性，内控制度执行的符合性、有效性，机构、岗位设置及人员配备合理性等。
第七十八条 对内部控制监督与评估中发现的重大决策失误、未履行规定的审批程序和不按规定执行的部门与人员，按照有关规定追究相应的责任。对非正常损失的认真查明原因，并按照规定处理。
第十二章 附则
第七十九条 本规范由各类业务所属相关处室负责解释。第八十条 研究所根据有关法律法规和本规范要求，结合单位的实际情况，逐步制定或完善其他内部控制制度。
第八十一条 本规范自下发之日开始执行，原《中国科学院南京地理与湖泊研究所经济活动内部控制规范》（宁地湖〔2017〕31号）同时废止。