研究所会议费管理办法
中国科学院南京地理与湖泊研究所
会议费管理办法
第一条 为贯彻落实中央八项规定精神，进一步加强和规范研究所会议费管理，节约会议经费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《关于<中央和国家机关会议费管理办法>的补充通知》（财行〔2023〕86号）、《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）、《中国科学院关于印发〈中国科学院会议管理办法（试行）〉的通知》（科发条财字〔2016〕103号）、《中国科学院条件保障与财务局关于印发〈中国科学院会议费管理办法（试行）〉补充解释的通知》（科发条财函字〔2021〕24号）等文件精神，结合研究所实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于研究所及所属各部门举办的各类线上或线下会议，根据会议内容和性质分为科研业务类会议和行政管理类会议。
科研业务类会议是指因科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、咨询会、验收会、座谈会、答辩会等。
行政管理类会议是指除科研业务类会议之外的其他会议,包括所务会、所长办公会、年度工作会、职代会、工作研讨会、工作布置会议、传达类会议、总结表彰会等。
第三条 各部门在办理会议的经济业务时，应遵循勤俭节约、诚实守信的原则，对会议内容相近、参会人员范围相同会议的统筹，严格控制各类会议规模，简化办会形式，合理确定参会人员范围，减少参会人员数量，减少陪会。
会议组织者和经费负责人是会议费支出的直接责任人， 对会议费支出的合规性、合理性、真实性、经济性和相关性承担直接责任。
办公室是行政管理类会议归口管理部门、科技处是科研业务类会议归口管理部门，各自负责会议计划及审批管理，会议费开支检核，财务处负责会议费预算及决算管理。
第四条 各类会议应当加强会议事前审批，遵循先有预算，后有支出的原则，科学合理地编制会议费预算，严禁超预算或者无预算列支会议费用。
第五条 各部门应将会议与公务接待、培训、党团活动、工青妇活动等进行严格区分，不得混淆处理；严禁各部门、课题组内部一般日常工作交流以会议形式产生会议费。
第六条 各部门举办的科研业务类会议的次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应根据实事求是、精简高效、厉行节约的原则按照学术活动实际情况确定。行政管理类会议会期原则上不超过1天半（其中传达及布置类不超过1天），会议报到和离开时间合计不得超过1天，参会人员视内容而定，一般不得超过50人。
第七条 会议应优先安排在研究所内部会议室、多功能厅等场所。因工作需要必须在所外召开的，原则上应安排在政府采购定点会议场所召开（可在http://meeting.mof.gov.cn网站查询），未纳入定点范围的场所，价格应低于会议综合定额标准。
第八条 在符合保密和网络信息安全要求的前提下，积 极倡导与鼓励各部门采用线上会议方式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第九条 参会人员全部为所内人员的会议原则上应在所内场所（含野外台站）召开，参会人员以本地为主的会议原则上应在本地召开。不得到国家明令禁止的风景名胜区召开会议。除必须住会的情况外，会议召开地代表原则上不安排住宿。
第十条 所有会议应建立会议计划编报和审批制度，所属各部门于每年将下一年度会议计划报年度会议计划（包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等）并报研究所办公室及科技处汇总，再经研究所讨论及通过后纳入所下一年度会议计划，在下年执行。所属各部门须严格执行会议计划，确因工作需要临时召开会议的，应至少于会议召开前2天提出申请并经审批。
第十一条 因联办或协办会议并承担部分会议费的，应签订合同（协议），列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点以及会议费用的分摊约定等。
第十二条 对于全部使用财政拨款举办的会议，一般不再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，可不以盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准应在审批表中予以注明。有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议，明确双方的权利和责任。
会议费遵循“收支两条线”原则。会议取得的各项收入，须开具合法票据，所收资金及时全额上交，纳入统一核算并优先使用，严禁自收自支。
第十三条 对确因工作需要委托所外单位代办会议的，需在会议预算中明确提出，报销时须附委托协议、费用清单等相关资料，并在会议费定额标准内报销。会议结束后，经费如有结余，应及时转回研究所，不得滞留在所外。
第十四条 会议费开支范围包括：
（一）线下费用：会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，未实际发生的费用项目不得参与调剂。会议费综合定额标准如下：
单位：元／人天
1.综合定额标准是会议费开支的上限，各部门应在综合定额标准以内结算报销，超支部分不予报销。因季节价格变动因素或是参加会议的外籍知名专家和院士达到3人且占参会人数三分之一以上的科研业务类会议，经批准综合定额标准可提高20%。
2.不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
3.综合定额里的其他费用包括会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费和会议服务费等。
4.交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可据实报销，也可不在会议费科目中列支，不纳入会议费综合定额，但应纳入会议费预算。
5.参会人员应在会议举办场所就餐，因会议举办场所价格、供餐能力等因素需在外就餐的，应在会议审批单中予以说明。
6.召开的人数不超过30人会期不超过1天，除会议伙食费外无其他支出的小型会议，伙食费标准不应超过60元/人。
7.参会人员全部为所内人员的会议，不论小型会议还是一般会议原则上都不允许报销会议伙食费，如由于会议有合理实际需求、特殊性质等原因需要报销的，应当事前申请或报备。
（二）线上费用：包括能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。线上费用不纳入规定的综合定额标准内核算，凭合法票据在预算内据实列支。
第十五条 各类会议根据需要发放的专家咨询费、评审费等，按照相关经费管理办法规定执行，纳入会议费预算。
第十六条 各部门应在会议结束后及时办理报销手续，按照 “一事一报”原则，一次性集中报销完毕，不得分次拆零。
第十七条 会议费报销需提供以下材料：
（一）会议审批单；
（二）会议预算表、会议决算表；
（三）会议通知（包含会议手册或日程安排或学术报告通知）；
（四）实际参会人员签到表、线上参会人员名单及线上参会电子截图；
（五）会议费合同或协议；
（六）会议服务单位提供的费用明细单据、电子结算单等以及其他与会议相关的有效凭据。
第十八条 各部门会议费支付应以单位银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
第十九条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十条 各部门应严格执行会议费开支标准，不得开支与会议无关的费用。会议不得安排高档套房，用餐应安排自助餐或者工作餐，严格控制菜品，严禁提供烟酒；会议场所不摆花草，不制作背景板，不提供水果等；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品。
第二十一条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：
（一）未经审批召开会议的；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；
（四）违规扩大会议经费开支范围，擅自提高会议经费开支标准的；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）违反“收支两条线”原则，收取的会议费未及时上缴研究所而形成“小金库”的；
（七）其他违反本办法行为的。
第二十二条 本办法未尽事宜，根据国家和上级主管部门有关文件规定执行。
第二十三条 本办法由财务处、科技处、办公室负责解释。
第二十四条 本办法自发布之日起执行，原《中国科学院南京地理与湖泊研究所会议费管理暂行办法》（宁地湖〔2020〕40号）同时废止。
会议费管理办法
第一条 为贯彻落实中央八项规定精神，进一步加强和规范研究所会议费管理，节约会议经费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《关于<中央和国家机关会议费管理办法>的补充通知》（财行〔2023〕86号）、《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）、《中国科学院关于印发〈中国科学院会议管理办法（试行）〉的通知》（科发条财字〔2016〕103号）、《中国科学院条件保障与财务局关于印发〈中国科学院会议费管理办法（试行）〉补充解释的通知》（科发条财函字〔2021〕24号）等文件精神，结合研究所实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于研究所及所属各部门举办的各类线上或线下会议，根据会议内容和性质分为科研业务类会议和行政管理类会议。
科研业务类会议是指因科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、咨询会、验收会、座谈会、答辩会等。
行政管理类会议是指除科研业务类会议之外的其他会议,包括所务会、所长办公会、年度工作会、职代会、工作研讨会、工作布置会议、传达类会议、总结表彰会等。
第三条 各部门在办理会议的经济业务时，应遵循勤俭节约、诚实守信的原则，对会议内容相近、参会人员范围相同会议的统筹，严格控制各类会议规模，简化办会形式，合理确定参会人员范围，减少参会人员数量，减少陪会。
会议组织者和经费负责人是会议费支出的直接责任人， 对会议费支出的合规性、合理性、真实性、经济性和相关性承担直接责任。
办公室是行政管理类会议归口管理部门、科技处是科研业务类会议归口管理部门，各自负责会议计划及审批管理，会议费开支检核，财务处负责会议费预算及决算管理。
第四条 各类会议应当加强会议事前审批，遵循先有预算，后有支出的原则，科学合理地编制会议费预算，严禁超预算或者无预算列支会议费用。
第五条 各部门应将会议与公务接待、培训、党团活动、工青妇活动等进行严格区分，不得混淆处理；严禁各部门、课题组内部一般日常工作交流以会议形式产生会议费。
第六条 各部门举办的科研业务类会议的次数、天数、参会人数、特邀代表人数等应根据实事求是、精简高效、厉行节约的原则按照学术活动实际情况确定。行政管理类会议会期原则上不超过1天半（其中传达及布置类不超过1天），会议报到和离开时间合计不得超过1天，参会人员视内容而定，一般不得超过50人。
第七条 会议应优先安排在研究所内部会议室、多功能厅等场所。因工作需要必须在所外召开的，原则上应安排在政府采购定点会议场所召开（可在http://meeting.mof.gov.cn网站查询），未纳入定点范围的场所，价格应低于会议综合定额标准。
第八条 在符合保密和网络信息安全要求的前提下，积 极倡导与鼓励各部门采用线上会议方式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第九条 参会人员全部为所内人员的会议原则上应在所内场所（含野外台站）召开，参会人员以本地为主的会议原则上应在本地召开。不得到国家明令禁止的风景名胜区召开会议。除必须住会的情况外，会议召开地代表原则上不安排住宿。
第十条 所有会议应建立会议计划编报和审批制度，所属各部门于每年将下一年度会议计划报年度会议计划（包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等）并报研究所办公室及科技处汇总，再经研究所讨论及通过后纳入所下一年度会议计划，在下年执行。所属各部门须严格执行会议计划，确因工作需要临时召开会议的，应至少于会议召开前2天提出申请并经审批。
第十一条 因联办或协办会议并承担部分会议费的，应签订合同（协议），列明会议名称、会议内容、会议议程、参会人数、会议地点以及会议费用的分摊约定等。
第十二条 对于全部使用财政拨款举办的会议，一般不再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，可不以盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准应在审批表中予以注明。有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议，明确双方的权利和责任。
会议费遵循“收支两条线”原则。会议取得的各项收入，须开具合法票据，所收资金及时全额上交，纳入统一核算并优先使用，严禁自收自支。
第十三条 对确因工作需要委托所外单位代办会议的，需在会议预算中明确提出，报销时须附委托协议、费用清单等相关资料，并在会议费定额标准内报销。会议结束后，经费如有结余，应及时转回研究所，不得滞留在所外。
第十四条 会议费开支范围包括：
（一）线下费用：会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。
会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用，未实际发生的费用项目不得参与调剂。会议费综合定额标准如下：
单位：元／人天
| 住宿费 | 伙食费 | 其他费用 | 合计 |
| 340 | 130 | 80 | 550 |
2.不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
3.综合定额里的其他费用包括会议场所租赁费、交通费、文件印刷费、办公用品费、医药费和会议服务费等。
4.交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可据实报销，也可不在会议费科目中列支，不纳入会议费综合定额，但应纳入会议费预算。
5.参会人员应在会议举办场所就餐，因会议举办场所价格、供餐能力等因素需在外就餐的，应在会议审批单中予以说明。
6.召开的人数不超过30人会期不超过1天，除会议伙食费外无其他支出的小型会议，伙食费标准不应超过60元/人。
7.参会人员全部为所内人员的会议，不论小型会议还是一般会议原则上都不允许报销会议伙食费，如由于会议有合理实际需求、特殊性质等原因需要报销的，应当事前申请或报备。
（二）线上费用：包括能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。线上费用不纳入规定的综合定额标准内核算，凭合法票据在预算内据实列支。
第十五条 各类会议根据需要发放的专家咨询费、评审费等，按照相关经费管理办法规定执行，纳入会议费预算。
第十六条 各部门应在会议结束后及时办理报销手续，按照 “一事一报”原则，一次性集中报销完毕，不得分次拆零。
第十七条 会议费报销需提供以下材料：
（一）会议审批单；
（二）会议预算表、会议决算表；
（三）会议通知（包含会议手册或日程安排或学术报告通知）；
（四）实际参会人员签到表、线上参会人员名单及线上参会电子截图；
（五）会议费合同或协议；
（六）会议服务单位提供的费用明细单据、电子结算单等以及其他与会议相关的有效凭据。
第十八条 各部门会议费支付应以单位银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
第十九条 严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
第二十条 各部门应严格执行会议费开支标准，不得开支与会议无关的费用。会议不得安排高档套房，用餐应安排自助餐或者工作餐，严格控制菜品，严禁提供烟酒；会议场所不摆花草，不制作背景板，不提供水果等；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品。
第二十一条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：
（一）未经审批召开会议的；
（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；
（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；
（四）违规扩大会议经费开支范围，擅自提高会议经费开支标准的；
（五）违规报销与会议无关费用的；
（六）违反“收支两条线”原则，收取的会议费未及时上缴研究所而形成“小金库”的；
（七）其他违反本办法行为的。
第二十二条 本办法未尽事宜，根据国家和上级主管部门有关文件规定执行。
第二十三条 本办法由财务处、科技处、办公室负责解释。
第二十四条 本办法自发布之日起执行，原《中国科学院南京地理与湖泊研究所会议费管理暂行办法》（宁地湖〔2020〕40号）同时废止。