财务借款报销指引（2021年10月版）
凡能用公务卡支付的项目原则上不允许借款。各类借款应坚持“一事一借，一借一清”的原则。各项借款应在业务办理完成后及时报销，原则上前账不清，后账不借。
一、 差旅费借款
须与借款单一同提交：出差借款申请单、会议注册费通知复印件。
二、 出国费借款
须与借款单一同提交：因公临时出国任务和预算审批意见表复印件。
注意：出国费借款金额需对照“各国家和地区住宿费、伙食费、公杂费开支标准表”将外币补贴标准按近日银行中间价折算成人民币，合理估算所有人民币借款金额。
三、 劳务费借款
（一）野外临工劳务费借款
合并于出差借款申请单中一并测算借款。
（二）项目评审费/专家咨询费/讲课费原则上不允许借款且通过个人汇款给专家，应统一由研究所转账支付。
四、 固定资产借款
（一）总额≥5000元固定资产，须与借款单一同提交:双方盖章的正式合同复印件，固定资产购置审批表。
（二）总额＜5000元固定资产，须与借款单一同提交：非正式合同（对方提供的协议、设备清单、报价单等）复印件、固定资产购置审批表。
五、试剂、实验耗材费借款
（一）总额≥5000元耗材，须与借款单一同提交：双方盖章的正式合同复印件、试剂耗材采购申请表。
（二）总额＜5000元耗材，须与借款单一同提交：非正式合同（对方提供的协议、材料清单、报价单等）复印件、试剂耗材采购申请表（若从协议供应商处采购无需提供）。
六、无形资产（软件类）借款
（一）总额≥5000元无形资产，须与借款单一同提交：双方盖章的正式合同复印件、无形资产采购申请表。
（二）总额＜5000元无形资产，须与借款单一同提交：非正式合同（对方提供的协议、清单等）复印件、无形资产采购申请表。
七、 办公耗材费借款
（一）总额≥5000元耗材，须与借款单一同提交：双方盖章的正式合同复印件、试剂耗材采购申请表。
（二）总额＜5000元耗材，须与借款单一同提交：非正式合同（对方提供的协议、材料清单、报价单等）复印件。
八、 出版费/印刷费/测试费借款
（一）总额≥5000元项目，须与借款单一同提交：双方盖章的正式合同复印件。
（二）总额＜5000元项目，须与借款单一同提交：非正式合同（对方提供的通知、清单、说明等）复印件。
九、会议费借款
须与借款单一同提交：会议通知、一般会议审批单复印件、一般会议费预算表复印件。
十、转拨经费借款
须与借款单一同提交：转拨课题任务书/预算书复印件、拨付进度清单复印件、合同复印件。
第二章 报销管理
（无特别说明提供附件均为原件）
十一、 差旅费报销
执行 《中国科学院南京地理与湖泊研究所差旅费及野外科学考察管理办法(试行)》宁地湖〔2019〕10号，《中国科学院南京地理与湖泊研究所公务机票购买管理细则》宁地湖〔2020〕43号。
须与报销单一同提交：会议通知、各类交通费票（若为公务之家购票只需打印公务之家同步的电子票据即可）、住宿费发票（若为公务之家购票只需打印公务之家同步的电子票据即可）、交通保险发票（包括公务之家电子票据）、会议注册费发票、野外科考日志（高原及无住宿情况的野外科考必须提供每日工作日志）、所内多人自备车出差补贴表、科研业务出差备案表、租车合同、市外租车费过路过桥单、高海拔地区海拔显示截屏图、管理人员出差审批表、管理人员出差报销说明、各项支付记录。
注意：1. 连续出差且有公共交通往返票据的天数在1天以上且5天以内（含5天）的短期出差，住宿费可按照国家规定的住宿费标准包干和标准内凭据报销两种方式任选其一，但野外台站及试验点出差、其他方或出差接待方已经提供住宿条件的或者出差期间涉及与工作无关的节假日等时间段而导致出差时间不连续的，不适用住宿费包干。同次出差的所有出差人员原则上只能选择同一种住宿费报销方式。
2.住宿费发票原则上一人一次一单开具，不得多人多次合并开具。
3.飞机票登机牌遗失可选择登陆信天游、各航空公司网站查询打印相关记录。
4.法定节假日期间差旅票据不允许报销，如需报销须附法定节假日期间出差说明（主要说明节假日期间需要完成哪些工作任务）并有相应人员签字确认。
5.所外无关人员差旅车票一律不得在所内报销。
6.公务之家中无公务卡人员购买机票须于登记后60日内完成报销，向代付机票供应商付款。
十二、租车/租船费报销
执行《中科院南京地理与湖泊研究所车辆管理暂行办法》宁地湖〔2020〕17号，《研究所定点汽车租赁公司名单》，《南京地理与湖泊研究所车（船）管理实施办法》。
须与报销单一同提交：市外租车/租船双方盖章的正式合同、 市内车辆租用单、发票、市外租车、船等费用明细清单、市外车船行驶证复印件、市外司机身份证复印件及电话、收款证明、支付记录。
注意：1.南京市内租车必须选择所里指定的租车公司，报销时无需附合同。
2.市外租车/租船合同中必须明确租赁车辆船只牌号等具体信息。
3.严禁所内非司机人员自行租车驾驶。
十三、出国费报销
执行《南京地理与湖泊研究所因公出国（境）管理办法》宁地湖〔2017〕33号、《中国科学院南京地理与湖泊研究所公务机票购买管理细则》宁地湖〔2020〕43号、《因公临时出国经费管理办法》财行〔2013〕516号、《财政部外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》财行〔2017〕434 号。
须与报销单一同提交：出国决算表、出国批件、因公临时出国任务和预算审批意见表、邀请函、会议通知、 护照出入境记录盖章的复印件、出国行程表、出国小结、机票、住宿费发票、支付记录
注意：1.外币需按平均汇率折算成人民币（平均汇率=（出境日外币中间价+入境日外币中间价）/2）。中国银行网站可查询外币中间价。
2.因公临时出国购买机票借款无论金额大小须由本单位通过公务卡、银行转账方式支付，不得个人以现金支付。
3.住宿费、注册费等用银行卡结算付款的，均需提供银行卡刷卡回单或者银行付款记录，已折算的按银行信用卡付款的人民币金额报销。
4.所有国外付款单据上需用中文注明消费项目。
十四、劳务费报销
执行《中科院南京地理与湖泊研究所关于规范专家评审费标准的暂行办法》宁地湖〔2017〕17号、《差旅费及野外科学考察管理办法(试行)》宁地湖〔2019〕10号、《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》财科教〔2017〕128号。
1.非全日制用工劳务须与报销单一同提交：税务发票（若发票中已纳税，报销时无需计算税金。若发票中未纳税，可不开具发票，报销时按劳务费报销，计算税金）、劳务报销清册、非全日制用工备案表、临工身份证复印件。
2.学生答辩评审、人事处发放相关及其他劳务须与报销单一同提交：劳务报销清册、学生毕业答辩海报缩印复印件。
3.评审费/专家咨询费/讲课费的发放须与报销单一同提交：项目评审咨询费表、所专家评审费审批表复印件（实际会议时间超过2天等，需超单次标准支付专家评审费的特殊情况下）、会议通知或专家邀请函（原件/复印件）、会议签到表（原件/复印件）、外宾专用收据、外宾来访车票登机牌或签证页等复印件证明。
4.野外差旅期间使用劳务人工发生的劳务费须与报销单一同提交：野外科学考察临工费自制原始凭证、 出差野外车票或租车费等相关复印件证明、临工身份证复印件、工作照片（可手机拍摄后打印）、支付或收款记录。
5.学生延期劳务费须与报销单一同提交：劳务报销清册。
注意：1.除野外差旅期间使用劳务人工发生的劳务费，其他劳务一般不得支付现金、不得代领，必须研究所通过转账的方式汇入劳务当事人银行卡内，劳务费发放需劳务本人签章领取，坚决杜绝虚报冒领、代签代领、二次分配情况。
2.劳务费发放手续应规范，不得以会议签到表代替专家咨询费发放表。专项经费中不得支出本项目（课题） 成员及相关管理人员专家咨询费。
3.非全日制用工报销单摘要中不得出现“工资”字样，只能为“XXX劳务（期间）”
4.非全日制用工劳务报酬结算周期不得超过15天。
十五、固定资产报销
执行《中国科学院南京地理与湖泊研究所仪器设备管理办法》宁地湖〔2020〕38号
须与报销单一同提交：双方盖章的正式合同（≥5000元设备）、非正式合同（对方提供的协议、设备清单、报价单等）（＜5000元设备）、发票、支付记录。
注意：固定资产发票不允许故意拆分化整为零分多次开具，多次报销，如若发现算作一次报销处理。
十六、 试剂、实验耗材/办公耗材费报销
执行《中国科学院南京地理与湖泊研究所试剂耗材管理办法（试行）》宁地湖〔2020〕35号。
须与报销单一同提交：双方盖章的正式合同（总额≥5000元耗材）、非正式合同（对方提供的协议、材料清单、报价单、销货方盖章确认的材料费送货清单/购买清单）（＜5000元耗材）、发票、支付记录。
注意：1.购买打印耗材等须标明耗材适用相关器材的名称、型号。
2.发票开具内容为“水”的发票必须附实验用水证明（说明用于何次实验）
3.耗材发票不允许故意拆分化整为零分多次开具，多次报销，如若发现算作一张发票处理。
十七、无形资产报销
须与报销单一同提交：双方盖章的正式合同”（总额≥5000元无形资产）、非正式合同（对方提供的协议、清单等）（＜5000元无形资产）、发票、支付记录。
十八、协作费报销
须与报销单一同提交：协作合同、协作费支出课题预算书、本次协作费支付比例明细说明、发票。
注意：协作费用支付必须符合合同付款进度要求，不得以委托测试等的名义将科研任务外包，向合作单位以外的其他单位转拨经费，坚决杜绝不合理利益转移。
十九、会议费报销
执行《中国科学院南京地理与湖泊研究所会议费管理暂行办法》宁地湖〔2020〕40号、〈中国科学院会议费管理办法（试行）〉补充解释的通知科发条财函字〔2021〕24号、《中国科学院在华举办国际会议经费管理办法（暂行）》发际字〔2017〕47号。
1.须与报销单一同提交：会议审批单、会议通知，会议日程、参会人员签到表、会议、会务费预（决）算表、承办宾馆会议费清单、承办宾馆会议住宿清单，如委托其他单位代为办会须附委托协议、办会单位对账单、发票、支付记录。
2.须与报销单一同提交：小型会议审批表、小型会议决算表、会议签到表、发票、支付记录。
注意：1.会议费报销中不得有不合理的餐饮、礼品、参观考察费用等夹带报销。
2.会议发生前无论是否借款均务必需提前申请及审批预算，严禁后补预算等审批事宜。
3.会议费必须按实际住宿天数测算综合会议费标准，如会议无住宿费，综合标准为210/天。
二十、交通费报销
执行《中国科学院南京地理与湖泊研究所市内交通费报销规定(试行)》宁地湖〔2019〕10号。
须与报销单一同提交：交通费发票（须标明出发地、目的地、事由、乘车人）、网约车明细订单、交通周转卡使用登记表（各处、室、课题组或者研究团队选用）。
注意：南京市内交通费凭票据实报销，南京市外交通费一律不报销。无正当理由，不得报销票据连号的交通费，也不得采用分散多次报销的形式。
二十一、接待费报销
1.国内接待费，执行《中国科学院南京地理与湖泊研究所国内公务接待费管理办法》宁地湖〔2020〕34号。
须与报销单一同提交：行政经费公务接待审批单（事业费列支）、课题经费公务接待结算单（课题组列支）、公函等相关通知等证明公务活动的有关材料、发票、支付记录。
2.外宾接待费，执行《中国科学院南京地理与湖泊研究所外宾接待经费管理办法》宁地湖外字〔2016〕3号。
须与报销单一同提交：外宾邀请函、预算审批表、来访决算表、来访总结、来访日程、外宾护照签证和出入境记录页复印件、外宾来访工作照片，发票、支付记录。
注意：学生答辩餐费不得单独报销，需根据答辩会议规模选用一般会议或小型会议形式报销。
二十二、邮寄费报销
须与报销单一同提交：发票，邮寄清单、单次≥200元邮寄费支付记录。
二十三、资料费/图书费报销
须与报销单一同提交：发票，购书清单、支付记录。
二十四、版面费/注册费报销
须与报销单一同提交：版面费/注册费录用或付款通知、发票、支付记录。
二十五、印刷费报销
须与报销单一同提交：双方盖章的正式合同（≥5000元印刷费）、非正式合同（对方提供的协议、印刷清单、报价单、销货方盖章确认的印刷费送货清单/购买清单）（＜5000元印刷费）、发票、支付记录。
二十六、测试费/技术服务费报销
须与报销单一同提交： 双方盖章的正式合同（≥5000元测试/技术服务费）、非正式合同（对方提供的协议、测试/技术服务清单、报价单、）（＜5000元测试/技术服务费）、发票、外协单位从事外协业务资质证明、测试结果分析报告、验收报告、支付记录。
二十七、维修费报销
须与报销单一同提交：双方盖章的正式合同”（≥5000元维修费）、非正式合同（对方提供的协议、维修清单、报价单、）（＜5000元维修费）、发票、支付记录。
二十八、工程业务报销
须与报销单一同提交：工程验收单、工程预决算单、工程申请表、合同、发票。
二十九、转拨经费报销
须与报销单一同提交：转拨课题任务书/预算书、拨付进度清单、合同、发票/行政收据/院内转拨单。
第三章 其他事项
三十、报销规范
1.ARP报销流程和相关规定详见《中国科学院南京地理与湖泊研究所新一代ARP系统财务管理办法》宁地湖〔2020〕30号。
2.财务借款/报销业务应在所 ARP 网上报销系统中进行，报销人按不同的报销内容在网上报销系统中填写不同类别的借款单/报销单，需认真详细填写借款/报销事由、金额、课题号、结算方式等。
3.根据档案规范要求，会计凭证所附原始单据需用胶水粘贴整齐，且不得粘贴覆盖住单据主要信息如单位名称、金额、签章等，报销人员，不得使用订书钉等金属物固定原始单据。
4.报销人提交报销的发票须为合法、有效票据，一般包括税务机关统一印制的发票和财政部门统一印制的行政事业单位资金往来结算票据、电子发票。各单位使用的内部收据不能作为报销凭据。票据金额及日期不得涂改，且金额大小写应一致。
5.报销人取得的发票应当在取得的当年报销。上年取得的发票原则上应该在次年的5月1日前办理报销。
6.上述报销规定需附的支付记录包括：公务卡支付记录、绑定银行卡相关支付记录，不包括微信支付记录。
三十一、课题间调账
各课题报销须按照各课题预算科目支出，严禁超范围列支。原则上不允许课题间互相调帐。如需调账须提供：调账申请（申请人写明调账事由并签字，科技处盖章确认）、ARP支出调账单。
三十二、医药费报销
研究所医药费报销仍采用纸质报销形式，原则上每年的2月、4月、6月、8月、10月、11月的25、26日上午为报销日。